Algemene voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN
Versie 2025
Robin van Holst B.V., handelend onder de naam Bureau Ro, gevestigd aan Baan 64F, 3011CC Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24482119, BTW-nummer NL821781479B01.
1. Definities
Opdrachtgever: iedere natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met Bureau Ro.
Overeenkomst: iedere afspraak waarbij Bureau Ro digitale diensten, software, maatwerk, ontwerp, hosting of integraties levert.
Diensten: alle werkzaamheden, resultaten, configuraties, code, ontwerpen en documentatie die Bureau Ro uitvoert of oplevert.
2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten. Afwijkende voorwaarden van de Opdrachtgever zijn uitgesloten. Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven overige bepalingen gelden en wordt een passende vervangende bepaling vastgesteld.
3. Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen alle verstrekte informatie vertrouwelijk. Vertrouwelijke informatie omvat technische documentatie, broncode, bedrijfsinformatie en data van Opdrachtgever, voor zover niet publiekelijk beschikbaar.
4. Offertes en tarieven
Offertes zijn vrijblijvend tenzij een termijn is aangegeven. Prijzen zijn exclusief BTW en exclusief externe kosten zoals hosting, API-verbruik, licenties of opslag. Een samengestelde prijsopgave verplicht niet tot deeluitvoering tegen deelprijs. Werkzaamheden die niet uitdrukkelijk onderdeel uitmaken van de offerte vallen buiten scope.
5. Levering van diensten
Bureau Ro levert diensten naar beste inzicht en volgens de stand van techniek op het moment van uitvoeren. Werkzaamheden kunnen in fasen worden geleverd en gefactureerd. Bureau Ro mag derden inschakelen voor de uitvoering. De wettelijke bepalingen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW zijn uitgesloten. Opdrachtgever levert tijdig alle benodigde informatie en materialen.
6. Wijzigingen en meerwerk
Aanpassingen in omvang, functionaliteit of planning gelden als wijziging van de overeenkomst. Wijzigingen kunnen leiden tot extra kosten en nieuwe oplevertermijnen. Bureau Ro voert een wijzigingsverzoek uit nadat schriftelijk akkoord is verstrekt.
7. Contractsduur en opzegging
Voor doorlopende diensten zoals onderhoud, hosting of retainerwerk geldt een opzegtermijn van minimaal één kalendermaand voorafgaand aan de verzenddatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8. Opschorting en beëindiging
Bureau Ro mag werkzaamheden opschorten of beëindigen bij wanbetaling, niet-nakoming, faillissement, surseance of omstandigheden die uitvoering onredelijk maken. Kosten en schade hierdoor komen voor rekening van Opdrachtgever. Bij beëindiging worden reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten volledig gefactureerd.
9. Overmacht
Onder overmacht vallen omstandigheden buiten invloed van Bureau Ro, waaronder storingen, netwerkproblemen, hacks, overheidsmaatregelen, uitval van externe platformen of wijzigingen in third-party services. Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort. Bij een periode langer dan twee maanden kan ieder der partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadeplichtigheid.
10. Betaling
Facturen worden binnen 14 dagen voldaan. Vanaf dag 30 is rente verschuldigd van 5% per maand. Verrekening en opschorting zijn uitgesloten. Alle incassokosten, gerechtelijk en buitengerechtelijk, komen volledig voor rekening van Opdrachtgever.
11. Eigendom, rechten en overdracht
Alle intellectuele eigendomsrechten op software, broncode, ontwerpen, documentatie, scripts, modules, frameworks en technische kennis blijven eigendom van Bureau Ro, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, onbeperkt gebruiksrecht binnen het overeengekomen project of de overeengekomen omgeving.
Overdracht van auteursrechten of volledige eigendom is uitsluitend mogelijk via aparte overeenkomst en aanvullende vergoeding. Na overdracht vervalt structurele ondersteuning, tenzij apart overeengekomen.
Hostingleveranciers, licenties, third-party API's en externe dependencies vallen nooit onder eigendom van Opdrachtgever.
12. Continuïteit
Indien Bureau Ro langdurig uitvalt gelden de continuïteitsvoorzieningen zoals beschreven in het verantwoordingsdocument: toegang tot code via repository, overdracht aan aangewezen partners en duidelijkheid over grenzen van support na overdracht.
13. Hosting en uptime
Bureau Ro hanteert een voorkeur voor hosting binnen Europa, tenzij technische of organisatorische redenen een andere locatie noodzakelijk maken. Wanneer hosting wordt uitbesteed aan externe aanbieders, gelden de voorwaarden van deze partijen aanvullend.
Uptime-afspraken worden vastgelegd in een afzonderlijk SLA. Voor standaard hosting hanteert Bureau Ro een streefwaarde van 99,9% uptime, exclusief downtime veroorzaakt door:
- DNS-providers
- Cloudflare of andere verkeersfilters
- derde-partij API's
- infrastructuur van externe hostingproviders
- beveiligingsincidenten en mitigaties door derden
- overmachtssituaties
Uptime wordt berekend exclusief aangekondigd onderhoud. Externe afhankelijkheden vallen buiten de invloedssfeer van Bureau Ro en verminderen geen verplichtingen of aansprakelijkheid van Bureau Ro jegens Opdrachtgever.
Op hostingdiensten is een fair use policy van toepassing. Bij overbelasting van de website, applicatie of serveromgeving mag Bureau Ro maatregelen nemen om stabiliteit te waarborgen. Dit kan onder meer bestaan uit het blokkeren of beperken van verkeer uit specifieke regio's, landen of continenten, of het automatisch blokkeren van verdachte bots en crawlers.
Wanneer structurele overbelasting optreedt, wordt in overleg een passende oplossing bepaald, waaronder opschaling van capaciteit of aanvullende beveiligingslagen. Bureau Ro mag tijdelijke maatregelen proactief toepassen; structurele afspraken worden achteraf gezamenlijk vastgesteld in een duurzaam plan van aanpak.
14. Bugs, oplevering en garantie
Diensten worden geleverd as-is voor het beoogde gebruik ten tijde van oplevering.
Debugging van nieuwe features behoort tot de ontwikkeltijd en is inbegrepen. Op iedere nieuw opgeleverde feature geldt een garantietermijn van drie maanden voor correct functioneren binnen het beoogde gebruik.
Bureau Ro hanteert coulance waar redelijk, maar de garantie is formeel beperkt tot de oorspronkelijke use-case.
Bugs door browserupdates, API-wijzigingen, third-party wijzigingen of beveiligingsincidenten vallen buiten garantie, maar Bureau Ro verhelpt deze waar mogelijk binnen redelijke coulance. Bureau Ro herstelt bugs binnen een redelijke termijn, afhankelijk van impact en planning.
15. Acceptatie en onderzoek
Opdrachtgever controleert opleveringen binnen 14 dagen. Na deze termijn wordt de oplevering geacht te zijn geaccepteerd. Klachten na deze termijn vallen buiten garantie, behalve in gevallen van ernstig verborgen gebrek.
16. Aansprakelijkheid
Aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en maximaal het factuurbedrag van de betreffende opdracht, of bij doorlopende diensten maximaal het jaarbedrag van de betreffende dienst.
Bureau Ro is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, dataverlies, gevolgschade, vertraging of bedrijfsstilstand. Beperkingen gelden niet bij opzet of grove schuld van Bureau Ro.
17. Vrijwaring
Opdrachtgever vrijwaart Bureau Ro tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van door Opdrachtgever verstrekte materialen, gegevens of toegang. Kosten en schade die hieruit voortkomen zijn voor rekening van Opdrachtgever.
18. Intellectueel eigendom
Alle documenten, ontwerpen, systemen, prototypes, broncode en onderdelen die door Bureau Ro worden ontwikkeld blijven eigendom van Bureau Ro, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Hergebruik buiten de overeengekomen context is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming.
Alle ontwerpen, prototypes, schetsen, wireframes, technische documentatie en broncode worden specifiek voor de Opdrachtgever ontwikkeld en mogen niet worden gedeeld met derden, en in het bijzonder niet met concurrenten of partijen in hetzelfde vakgebied, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
19. Toegang door derden in hetzelfde vakgebied
Het is derden die actief zijn in hetzelfde vakgebied als Bureau Ro – waaronder andere webontwikkelaars, softwarebouwers, digitale bureaus, hostingbedrijven of vergelijkbare technische partijen – niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming in te loggen op, mee te kijken in, of toegang te verkrijgen tot systemen, codebases, documentatie, configuraties, ontwikkelomgevingen of dashboards die door Bureau Ro zijn ontwikkeld of beheerd.
Onder toegang wordt tevens verstaan: indirecte toegang via accounts van de Opdrachtgever, gedeelde wachtwoorden, gedeelde API-sleutels of gedeelde hostingomgevingen. Indien Opdrachtgever toch toegang verleent zonder toestemming van Bureau Ro, vervalt elke vorm van garantie, ondersteuning en aansprakelijkheid met betrekking tot de betreffende systemen.
Toestemming kan worden verleend onder voorwaarden, waaronder geheimhouding, beperkte toegang, logging en een schriftelijke bevestiging dat de derde partij geen kennis hergebruikt in eigen projecten of concurrerende systemen.
20. Geschillen
Geschillen die voortkomen uit of samenhangen met de overeenkomst worden bij uitsluiting beslecht door arbitrage bij de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA) te Den Haag. De kosten van arbitrage komen voor rekening van de partij die in het ongelijk wordt gesteld. Partijen proberen het geschil eerst in overleg op te lossen.
21. Versie
De versie van deze voorwaarden zoals verstrekt bij het sluiten van de overeenkomst is bepalend.